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Come calcolare il costo del Turnover Volontario

Illustrazione di un HR che calcola i costi di turnover

Un ricambio del personale più o meno frequente è un fenomeno comune, eppure calcolare precisamente il costo del turnover volontario per l’azienda è un compito insidioso perché il reale impatto sulle imprese non è affatto facile da quantificare.

 

Molti dei costi sono ben nascosti.

 

In questa guida analizziamo in dettaglio i dati e  i metodi che ci consentono di fare un calcolo realistico di questi costi e le riflessioni da fare per arrivare  allo sviluppo di una strategia che ne limiti le conseguenze. Cerchiamo quindi di arrivare a uno strumento di utilità concreta per la crescita e il rafforzamento dell’azienda con l’analisi e la gestione del turnover volontario.

Tabella dei Contenuti

Calcolare il Costo del Turnover

Gli esperti di Risorse Umane sanno bene che la valutazione accurata dei costi associati al turnover non può limitarsi all’analisi delle spese dirette associate alla ricerca di un nuovo dipendente. Anzi, la parte più consistente del costo di turnover è associata agli aspetti meno tangibili ma altrettanto rilevanti, come la perdita di produttività, l’impatto sul team, e l’erosione della conoscenza e del know-how aziendali. 

Questi costi indiretti possono essere difficili da quantificare, ma devono essere presi in considerazione per riuscire a comprendere l’impatto complessivo del turnover sull’organizzazione.

Secondo Sparkaby, i costi per la sostituzione di un dipendente si possono calcolare approssimativamente così:

  • Sostituire un dipendente entry-level costa il 30% – 40% del suo stipendio annuale
  • Sostituire un dipendente di medio livello costa il 150% del suo stipendio
  • Sostituire un dipendente qualificato o un dirigente può costare fino al 400% del suo stipendio

Evidentemente questi costi possono variare in base al settore e al ruolo, al tipo di contratto del dipendente, all’area geografica in cui si trova ad operare.

Per valutare in dettaglio e con maggiore precisione i costi diretti e indiretti associati alla sostituzione di un dipendente che lascia volontariamente il proprio lavoro, dobbiamo, quindi, procurarci una serie di dati che riguardano specificamente la nostra azienda.

Dati che, forse, non avevamo ancora mai pensato di raccogliere.

I Costi Diretti del Turnover

Questi costi includono spese tangibili e facilmente quantificabili che emergono direttamente dal processo di sostituzione dei dipendenti. Comprendono, quindi, tutte le spese legate alla ricerca e selezione di nuovi candidati, l’investimento necessario per l’onboarding, la formazione per portare i nuovi dipendenti al livello di competenza richiesto e le spese legate all’uscita del dipendente precedente.

 

  • spese per annunci di lavoro
  • commissioni per le agenzie di recruitment, che applicano una percentuale sulla RAL in base alla complessità della selezione, o costo delle ore di lavoro dei dipendenti che svolgono i processi di ricerca, selezione e verifica delle credenziali internamente
  • costo delle ore di lavoro dei manager che vagliano le candidature e svolgono le interviste finali
  • adempimenti per la sicurezza sul lavoro
  • costo di formazione
  • produttività ridotta durante la formazione
  • materiali didattici
  • eventuali nuove attrezzature come laptop e smartphone, o nuove licenze software
  • costi amministrativi per la cessazione del precedente rapporto di lavoro e la nuova assunzione
  • la compensazione per ferie non godute che si aggiungono ai ratei di tredicesima e quattordicesima e al TFR

Tutti questi costi possono naturalmente variare a seconda dei dettagli specifici del contratto di lavoro, della categoria del lavoratore e delle circostanze della cessazione del rapporto di lavoro.

Una nota va fatta nel caso si parli di turnover del personale non volontario, quindi per il caso in cui i dipendenti che vanno via siano stati licenziati dall’azienda, perché in queste situazioni possono ovviamente aggiungersi ulteriori costi come:

  • indennità di preavviso, se al dipendente viene chiesto di lasciare l’azienda senza rispettare il periodo di preavviso stabilito dal contratto di lavoro o dal CCNL
  • i costi legali per eventuali controversie

IL TURNOVER VOLONTARIO si verifica quando i dipendenti decidono autonomamente di lasciare l'organizzazione, spesso alla ricerca di nuove opportunità o a causa di insoddisfazione lavorativa

Uno strumento per calcolare i costi diretti

Per un primo, rapido calcolo dei costi diretti collegati al turn over, provate anche a inserire i vostri dati in questo strumento di calcolo online disponibile in inglese e realizzato dal CEPR, Center for Economic and Policy Research.

Si tratta di uno strumento che non permette di includere, però, i costi indiretti.

Cioè, non prende in considerazione i costi più nascosti che sono proprio i più complicati da quantificare.

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Costi Indiretti del Turnover

Questi costi, meno tangibili ma altrettanto rilevanti, riguardano in particolare la perdita di produttività e di know-how aziendale che hanno implicazioni spesso sfuggenti ma profonde.

Per calcolarli sarà necessario fare qualche ragionamento in più.

Perdita di Produttività

La perdita di produttività si riconduce fondamentalmente a tre fattori:

  1. Ridotta produttività del dipendente che va via
  2. Calo di produttività del team
  3. Ridotta produttività del nuovo dipendente

La produttività dei dipendenti che coprono il lavoro di un collega uscente si riduce di circa il 30%. (fonte: Sparkbay)

Ridotta produttività del dipendente che va via

Ben prima di presentare le dimissioni, il dipendente attraversa con ogni probabilità una fase di disimpegno, durante la quale il suo rendimento e la sua motivazione declinano.

Per calcolare questo costo avremo bisogno di raccogliere 3 dati:

  • il costo giornaliero del dipendente
  • Il numero di giorni intercorsi tra il momento in cui ha preso la decisione di cambiare lavoro – e si è quindi impegnato in un processo di candidatura e selezione con altre aziende – al momento in cui effettivamente abbandona la posizione. Questo è un dato molto difficile da determinare, a meno che non venga richiesto durante le exit interviews. Quindi, in mancanza di un dato certo, possiamo comunque considerare il periodo di preavviso, da quando annuncia le proprie dimissioni a quando lascia il lavoro.
  • Un indicatore del calo di produttività del dipendente. Questo dato può essere facilmente ricavato se l’azienda ha KPI quantitativi stabiliti per quel ruolo, come nel caso dei dipendenti in ambito sales. In caso contrario, si dovranno quantificare in euro altri tipi di KPI legati alle performance, per esempio il numero di lead generati da un addetto marketing, conoscendo il tasso di conversione dei lead. Comparando le performance precedenti con il periodo finale che il lavoratore trascorre in azienda, è possibile verificare se c’è stata una diminuzione di produttività ed eventualmente di che entità.

 

Una volta recuperati questi dati, il calcolo è semplice, basta moltiplicare il costo giornaliero, l’incidenza del calo di produttività e i giorni di lavoro dalle dimissioni.

Costo Turnover Sales Line formula calcolo costo del calo di produttività del dipendente

Calo di produttività del team

Anche la produttività del team può calare nel periodo che intercorre tra la partenza di un dipendente e l’arrivo del suo sostituto, quando i colleghi devono farsi carico del lavoro in eccesso.

In questo caso, non consideriamo costi dovuti ad eventuali straordinari perché sarebbero costi diretti.

Per questo calcolo, possiamo semplicemente moltiplicare la tariffa oraria dei dipendenti coinvolti per il numero di ore dedicate a portare avanti il lavoro in attesa di un nuovo collega.

Costo Turnover Sales Line formula calcolo costo del calo di produttività del team

Le ripercussioni psicologiche sul team, invece, sono più difficili da valutare. Molto dipende da quanto fosse produttivo (o meno) il collega in uscita e dal rapporto di stima e cooperazione con il resto del gruppo.

Ridotta produttività del nuovo dipendente

Anche quando finalmente il nuovo dipendente viene assunto, è naturale aspettarsi un periodo durante il quale la sua produttività sarà inferiore rispetto a quella del suo predecessore.

In questo caso, la ridotta produttività si può misurare moltiplicando il numero di giorni (o settimane) necessarie per raggiungere la piena produttività per il salario giornaliero (o settimanale) del nuovo dipendente.

Costo Turnover Sales Line formula calcolo costo della ridotta produttività del neo-dipendente

Ma come si misura la piena produttività?

Alcune imprese ritengono sufficiente il tempo di onboarding, ossia il tempo necessario a un nuovo assunto per arrivare ad eseguire i propri compiti in autonomia all’interno di quella specifica azienda.

Altre aziende misurano la piena produttività con la capacità del nuovo dipendente di eseguire il proprio lavoro con competenza e di raggiungere i KPI stabiliti dall’azienda.

Secondo un’indagine dell’Institute for Corporate Productivity di qualche anno fa, il 75% delle aziende intervistate ha dichiarato che i dipendenti raggiungono la piena produttività, quindi la capacità di lavorare come persona esperta in un certo ruolo, in un lasso di tempo che va in media da 12 mesi a due anni.

Perdita di know-how

Il costo per la perdita di know-how si riferisce a quanto il dipendente che va via aveva appreso con la formazione ricevuta in azienda. Ai fini del calcolo, possiamo riferirci al costo dei formatori interni o esterni per il training del dipendente che va via e che dovremo impiegare ora da capo per il training di un nuovo dipendente.

C’è una perdita di know-how più profonda però, che si riferisce a tutta l’esperienza che il dipendente aveva accumulato nella gestione del proprio lavoro, nella relazione con clienti e fornitori, nella gestione di particolari situazioni più o meno complesse. Un dipendente con molta esperienza porta via un bel pezzo di knowledge aziendale.

Turnover e perdita di know how aziendale
Approfondisci con il nostro articolo sul Knowledge Management

Quando il Turnover è considerato eccessivo?

La considerazione che il tasso di turnover sia più o meno eccessivo varia a seconda del settore e del tipo di azienda. Per esempio, aziende con un’elevata esigenza di innovazione possono avere un tasso più elevato di ricambio dei dipendenti oppure lavori con molta domanda e poca offerta possono indurre un maggior ricambio del personale. In alcuni settori, come quello alberghiero, il tasso di turnover è naturalmente più alto che in altri settori e, più in generale, il ricambio di personale è più frequente nei servizi che nell’industria.

Di certo, il primo passo da fare è quello di avere ben chiara la percentuale di turnover nella nostra azienda.

Come calcolare il Tasso di Turnover

I reparti di gestione delle risorse umane nelle aziende più grandi hanno sicuramente ben chiaro quale sia il proprio tasso di ricambio del personale.

Forse però non tutte le aziende italiane hanno già provato a quantificarlo.

Il modo più veloce per avere un’idea del turnover in azienda nell’arco di un anno è quello di dividere il numero di persone che hanno lasciato il posto di lavoro per la differenza tra il numero di dipendenti a inizio anno e a fine anno, moltiplicando tutto per 100 per ottenere un risultato percentuale.

Formula per il calcolo semplificato del tasso di turnover - Sales Line

Per un calcolo più accurato, è necessario prima calcolare il numero medio di dipendenti che erano in azienda quell’anno, cioè il numero di dipendenti presenti mese per mese diviso il numero di mesi contenuti nel periodo preso in esame.

Formula per il calcolo della media dei dipendenti di un'azienda - Sales Line

A questo punto si può applicare la formula per il tasso di turnover, cioè dividere il numero totale di dipendenti che hanno lasciato l’azienda per il numero medio di dipendenti e moltiplicare tutto per 100.

Formula per il calcolo del tasso di turnover - Sales Line

Il risultato ci dà il tasso di turnover espresso in percentuale.

Riflessioni sui risultati

In generale, un tasso di turnover superiore al 15% o 20% è considerato preoccupante, ma il modo migliore per capire come si colloca la nostra azienda è quello di fare una comparazione con i diretti concorrenti.

Verifichiamo se, per esempio, ci sono aziende simili alla nostra che hanno un tasso di turnover più o meno basso e se ci sono player sul mercato che stanno offrendo condizioni di lavoro particolarmente interessanti.

 

Qualche riflessione va fatta anche dal punto di vista qualitativo sui dipendenti che vanno via.

 

Se i dipendenti abbandonano dopo poco tempo dall’assunzione, c’è probabilmente un problema di cultural fit, un mancato incontro tra i driver [link alla pagina sul test motivazionale] del dipendente, la cultura aziendale e le reciproche aspettative per il lavoro da svolgere.

 

Un’attenta valutazione dell’aspetto motivazionale dei candidati rispetto all’offerta di lavoro può aiutare in maniera decisiva a ridurre il tasso di turnover e la realizzazione di un clima più produttivo in azienda.

Analisi della motivazione dei Candiati

Richiedi l’analisi dei driver motivazionali dei candidati e la sintonia con la cultura aziendale per ridurre il turnover nella tua azienda.

Nel calcolare il costo di un dipendente che va via, poi, dobbiamo anche valutare che un dipendente con poca esperienza o poco performante che lascia l’azienda può avere un impatto diverso rispetto a un dipendente esperto e brillante.

 

Infine, un’ultima nota: anche un tasso di turnover molto basso o pari a zero non è necessariamente un segnale positivo, perché potrebbe indicare una mancanza di evoluzione a lungo termine dell’organizzazione.

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